В любой организации, использующей транспортные средства, возникает необходимость в их периодическом ремонте? Для оформления процедуры ремонта и контроля его выполнения часто используют служебную записку? В этой статье мы рассмотрим образец служебной записки на ремонт автомобиля, который можно использовать в организации?
Содержание служебной записки
Служебная записка на ремонт автомобиля должна содержать следующую информацию?
- Название организации
- Дата составления
- Кому адресована записка (например, руководителю автопарка, главному инженеру)
- От кого составлена записка (например, водитель, механик, ответственный за транспорт)
- Тема записки (например, «Заявка на ремонт автомобиля»)
- Описание неисправности автомобиля? указать конкретные симптомы, когда они появились, при каких условиях проявляются? В случае, если диагностика уже проведена, необходимо указать ее результаты?
- Просьба о проведении ремонтных работ, с указанием желаемых сроков?
Дополнительные сведения
В зависимости от конкретной ситуации, в служебную записку могут быть включены дополнительные сведения?
- Информация о предыдущих ремонтах автомобиля, с указанием даты, вида работ, использованных запчастей?
- Информация о гарантийных обязательствах на автомобиль или его отдельные узлы?
- Предварительные оценки стоимости ремонта (если они известны)?
- Информация о необходимых документах (например, акт о приемке автомобиля в ремонт, дефектный акт, копии документов на автомобиль)?
Образец служебной записки
Служебная записка
Дата? ___?___?____
Кому? [Должность руководителя] [ФИО руководителя]
От? [Должность сотрудника] [ФИО сотрудника]
Тема? Заявка на ремонт автомобиля
Прошу Вас одобрить проведение ремонтных работ на автомобиле [марка, модель, госномер] в связи с [описание неисправности]?
Неисправность проявилась [когда, при каких условиях]?
Прошу произвести ремонт в кратчайшие сроки?
[Подпись] [ФИО]
Рекомендации
При оформлении служебной записки на ремонт автомобиля рекомендуем?
- Описывать неисправность максимально подробно, чтобы механик мог правильно ее диагностировать?
- Указать желаемые сроки ремонта, но быть готовым к некоторым изменениям в зависимости от сложности работ?
- Сохранить копию служебной записки для собственных архивов?
Правильно оформленная служебная записка поможет быстро и эффективно организовать ремонт автомобиля, обеспечить сохранность транспортного средства и снизить риски возникновения претензий?